Das Betreibungsamt Heitersberg-Reusstal setzt im Kanton Aargau einen digitalen Meilenstein und verzichtet auf viel Papier

Das Regionale Betreibungsamt Heitersberg-Reusstal beendet den «Papierkrieg». Es hat die Erlaubnis erhalten, alle Akten künftig zu digitalisieren und die entsprechende, sichere Software dafür angeschafft.

Das Amt in Niederrohrdorf hat vom Obergericht, genauer der Schuldbetreibungs- und Konkurskommission, als erstes Betreibungsamt im Kanton Aargau die Bewilligung erhalten, vollständig zu digitalisieren. «Damit setzt das Amt neue Massstäbe in der Effizienz und Sicherheit», schreibt das Betreibungsamt in einer Mitteilung. «Wir haben dafür gekämpft und nun den Bescheid erhalten, diesen Schritt machen zu dürfen. Die Sicherheit der Software wurde bestätigt», sagt der Leiter des Betreibungsamts, Roger Fessler, auf Anfrage. Damit sei man bald auf dem modernsten Stand. Ab sofort würden ein- und ausgehende Akten digital archiviert, auf einem Server gespeichert und Papierablagen damit schrittweise abgeschafft. Die Aufbewahrungsdauer von Papierakten beträgt ein Jahr. Danach erfolge – ohne weitere Anweisung der Aufsichtsbehörde – eine selbstständige Vernichtung. Die Umstellung ermöglicht schnellere Arbeitsabläufe sowie höhere Sicherheit der sensiblen Daten durch modernste digitale lnfrastrukturen. «Wir sparen dadurch Papier und Platz im Archiv. Auch die Arbeitsabläufe werden schneller», erklärt Fessler. Die Akten füllten jeweils circa 50 Bundesordner pro Jahr und mussten zum Teil Jahrzehnte aufbewahrt werden.

Software «Documento» im Einsatz
Die Digitalisierung wurde in enger Zusammenarbeit mit den Softwareherstellern «bonimpex» und «Glaux Group» realisiert. Die verwendete Software «Documento» wird laut Fessler in allen grossen Betreibungsämtern des Kantons Zürich verwendet. Andere Aargauer Betreibungsämter verwenden «Expert» des spezialisierten Anbieters BK Solution im luzernischen Wolhusen. Diese Software ist in den Kantonen Aargau und Luzern verbreitet.
Die gesamte Softwareumgebung in Niederrohrdorf wurde auf den neuesten Stand gebracht und das Personal gezielt geschult, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. ln den nächsten Monaten erfolge eine kontinuierliche Optimierung der digitalen Prozesse. «Unterstützung erhalten wir durch ein Betreibungsamt der Stadt Zürich, bei welchem wir vor Ort die Prozesse anschauen und vertiefen werden» so Fessler. Die Software kann laut Roger Fessler die Akten auf Datenträgern speichern und archivieren. «Bisher war es keinem Betreibungsamt im Kanton Aargau erlaubt, Akten elektronisch zu archivieren und bearbeiten.» Zudem erkenne der Scanner den Bezug zu einem Geschäftsfall und weise die Akten gleich diesem zu. Ebenfalls sei es möglich, jeden Arbeitsschritt einem Mitarbeiter zuzuweisen inklusive Fristenkontrolle. Fessler freut sich über den «Meilenstein»: «Wir haben schon eine Gratulation aus einem Betreibungsamt im Kanton Zürich erhalten, dass wir im Kanton Aargau auch endlich modern werden», sagt der Mellinger.
Andere Betreibungsämter in der Region ziehen bezüglich Digitalisierung nicht nach, wie eine Umfrage ergab. Der Grund ist eine andere Software. Weder Mellingen-Wohlenschwil noch Oberrohrdorf sind digitalisiert oder planen dies. Man kann aber teilweise Dokumente online bestellen.

Gewisse Dinge noch physisch
Die Zustellung von Zahlungsbefehlen und Pfändungsurkunden erfolgt aber auch in Niederrohrdorf immer noch physisch, in Papierform. Vor allem für die Gläubiger gibt es jedoch mit der Digitalisierung weniger Papierkrieg. Zum Beispiel für die Krankenkassen, welche nicht bezahlte Prämien eintreiben müssen. «Wir erhalten viele Anfragen von Schuldnern, ob wir die Dokumente auch per Mail oder Whatsapp zustellen könnten. Dies ist zurzeit noch nicht erlaubt, wird jedoch eine Frage der Zeit sein, bis das Bundesamt für Justiz auch dies erlauben wird. Technisch wäre es bei uns nun möglich» so Roger Fessler.

Marc Benedetti